Para que una empresa tenga una excelente salud financiera y, con ello el potencial de seguir creciendo; es importante que maneje un eficiente seguimiento de pagos y vencimientos de los clientes de su cartera. Un eficaz manejo de tu cartera de clientes deudores reducirá el riesgo de impagos; lo que contribuirá con la liquidez de tu empresa; por otro lado, también resulta beneficioso porque te permite mejorar la relación con tus clientes. Esto último se logra no solo porque puedes desarrollar una estrategia para saber cuándo y cómo comunicarte con ellos; sino también porque te permite dar a tus clientes un servicio de calidad y soluciones que eviten que caigan en retrasos en el pago de sus deudas.
En esta publicación, queremos ayudar a que logres tener un seguimiento de pagos eficiente; por eso, a continuación, te brindamos algunos consejos.
1. Ten un buen control de la cartera de clientes deudores
Tener un registro detallado de los clientes que deben dinero a tu empresa es crucial, ya que te permitirá conocer y controlar los montos pendientes, las fechas de vencimiento y los acuerdos de pago firmados con cada uno de ellos. Esto es esencial para mantener la salud financiera de tu empresa y garantizar un flujo de efectivo adecuado.
2. Establece recordatorios de pago para tus clientes
Anticípate a los vencimientos de las facturas y establece un plan para recordar a los clientes sus compromisos de pago antes de que venzan. Esto ayudará a que lo tengan presente y prioricen el pago de sus obligaciones. Después de todo, muchas veces olvidar la fecha de pago es una de las causas principales de retrasos. Puedes utilizar recordatorios por correo electrónico, llamadas telefónicas u otros medios de comunicación como WhatsApp o mensajes de texto.
3. Establece un protocolo de comunicación con aquellos clientes con deudas vencidas
Si un cliente no paga a tiempo, sigue un procedimiento de reclamación previamente establecido. Esto puede incluir el envío de notificaciones de vencimiento y la comunicación con el cliente para recordarles su deuda y solicitar el pago.
Lo ideal es que envíes el primer recordatorio el primer día de retraso de la deuda, para motivar su pago; en este mensaje te recomendamos usar un tono firme sin llegar a ser muy severo; ya que existe la posibilidad de que el cliente haya realizado el pago al momento de recibir tu mensaje y que el pago aún no se ha concretado por un tema de retrasos en el proceso de transferencias interbancarias.
Debido a esto último, es importante que en esta primera comunicación agregues un apartado en el que indiques al cliente que ignore el mensaje en caso de que ya haya pagado la deuda pendiente.
4. Mantén un seguimiento de pagos retrasados
Lleva un registro de los pagos que se retrasan y toma medidas para abordar esos retrasos. Esto puede incluir la negociación de acuerdos de pago, la imposición de cargos por retraso o la consideración de acciones legales en casos extremos.
5. Utilizar tecnología de gestión de cobros
Considera la implementación de un sistema de gestión de cobranzas que pueda automatizar parte del proceso, programar recordatorios y generar informes sobre el estado de la cartera de cobranza.
Estos softwares te permiten además el almacenamiento de toda la información de tu cartera en un solo lugar; al cual puedes acceder desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Por otro lado; muchos de estos programas integran IA, lo que permite que te emitan reportes en base a tus KPIS; lo que te permite tomar decisiones que ayuden a la recuperación de tu cartera.
6. Mantener una comunicación efectiva
Establece una comunicación clara y efectiva con los clientes en relación con sus deudas, desde el inicio de estas. Por ello es importante que, desde la adquisición de la deuda, te asegures de que entiendan los plazos de pago, las consecuencias de los retrasos y las opciones disponibles para resolver cualquier problema. Esta información es importante repetirla en las diferentes comunicaciones que tengas con tus clientes, aunque el tono puede variar según el momento del proceso de cobranza en el que se encuentren.
Con estos consejos podrás ayudar a que tu empresa tenga un mejor control de sus cuentas por cobrar y así su liquidez se mantenga estable. ¡Síguelos y cuida tu salud financiera corporativa!